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1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich für die nachfolgend beschriebenen Verarbeitungen ist:
HR Rohrreinigung / Sanierung e.K.
Inhaber: Hristos Stainos
Bahnhofstraße 20 · 74354 Besigheim
Telefon: 0176 61160221
E-Mail: info@hr-rohrreinigung.de
Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns über diese Kontaktdaten.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Anfragen zu beantworten, Einsätze zu planen, Leistungen zu erbringen und zu dokumentieren sowie Angebote, Rechnungen und offene Forderungen zu bearbeiten.
• Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für einen Vertrag mit Ihnen oder von Ihnen gewünschte vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist.
• Gesetzliche Pflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, insbesondere für steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Berechtigte Interessen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit erforderlich und nach Abwägung mit Ihren Interessen, etwa für allgemeine Kommunikation, IT-Sicherheit, die Kommunikation mit Ansprechpartnern und die Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen.
• Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern wir Sie für eine bestimmte Verarbeitung darum bitten.
Bitte übermitteln Sie uns nur Angaben, die für Ihr Anliegen erforderlich sind. Die für eine Anfrage oder einen Auftrag benötigten Kontakt-, Einsatz- und Leistungsdaten sind grundsätzlich erforderlich, damit wir Ihr Anliegen bearbeiten können. Ohne diese Angaben kann eine Bearbeitung oder Leistungserbringung gegebenenfalls nicht erfolgen.
3. Website, Hosting und Anfragen
Beim Aufruf einer Website müssen technisch insbesondere Ihre IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, angeforderte Inhalte und Browserinformationen verarbeitet werden, damit die Seite ausgeliefert und gegen Missbrauch geschützt werden kann. Die erforderliche Verarbeitung dient unserem berechtigten Interesse an einer funktionsfähigen und sicheren Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Kontakt per Telefon, E-Mail oder Formular
Wenn Sie Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, den Einsatzort und Ihre Angaben zum Anliegen, um zu antworten, zurückzurufen oder einen Termin zu vereinbaren. Je nach Anlass gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.
Für schriftliche Anfragen verwenden wir ein von Wix bereitgestelltes Kontaktformular. Das Formular wird erst nach dem Anklicken eines Anfrage- oder Kontaktformularlinks in einem Formularfenster auf der gerade besuchten Seite geladen. Alternativ können Sie das Formular über einen Link direkt öffnen. Dabei wird eine Verbindung zu Wix hergestellt; technische Verbindungsdaten, insbesondere die IP-Adresse, können verarbeitet werden.
Wenn Sie das Formular absenden, werden die darin eingegebenen Kontakt- und Anfragedaten über Wix übermittelt und in unserem Wix-System zur Bearbeitung bereitgestellt. Die bestehende Formularbenachrichtigung unterstützt die Bearbeitung neuer Eingänge. Informationen des Anbieters: Datenschutzhinweise von Wix ↗.
4. Telefonassistenz Petra
Wenn wir telefonisch nicht persönlich erreichbar sind, können Anrufe an unsere KI-gestützte Telefonassistenz Petra der HalloPetra GmbH, Monbijouplatz 2, 10178 Berlin, weitergeleitet werden.
Petra erfasst die von Ihnen genannten Kontaktdaten und den Anrufgrund sowie schriftliche Gesprächsinhalte. Die Informationen stehen uns im Dashboard zur Verfügung; eine Mitteilung mit den Angaben zu Ihrer Anfrage wird uns per E-Mail übermittelt. Wir nutzen diese Informationen zur Bearbeitung Ihres Anliegens, für Rückrufe, Beratung und Terminabsprachen.
Die Speicherung von Tonaufnahmen ist in unserer Konfiguration deaktiviert. Die gesprochene Sprache wird technisch verarbeitet, um die schriftlichen Gesprächsinhalte zu erstellen. Die im Dashboard verfügbaren Daten werden auf der Infrastruktur des Dienstleisters verarbeitet.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen geht. Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung, soweit erforderlich, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Erreichbarkeit und zuverlässigen Bearbeitung eingehender Anfragen. HalloPetra wird für diese Verarbeitung als Auftragsverarbeiter eingesetzt.
Sie können uns alternativ direkt per E-Mail kontaktieren. Weitere Anbieterinformationen: Datenschutz bei HalloPetra ↗.
5. Auftragsbearbeitung mit Meisterwerk
Für die digitale Auftragsverwaltung und Dokumentation verwenden wir Meisterwerk der MEISTERWERK APP GmbH. Dabei verarbeiten wir insbesondere Kunden- und Ansprechpartnerdaten, Einsatzadressen, Termine, Leistungs- und Zeitangaben, Rapporte, Berichte, Fotos und Videos sowie Kundenunterschriften, soweit dies für den jeweiligen Auftrag erforderlich ist.
Die Verarbeitung dient der Vorbereitung, Durchführung, Dokumentation und Abrechnung unserer Leistungen. Erforderliche Angaben werden für Angebote und Rechnungen an Lexware Office übertragen. Rechtsgrundlagen sind je nach Zweck Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere in einer nachvollziehbaren Leistungsdokumentation und der Sicherung von Nachweisen.
Auftragsfotos und -videos können personenbezogene Daten enthalten, etwa durch die Zuordnung zu einer Adresse. Eine Veröffentlichung für Werbung ist ein gesonderter Zweck und wird durch diese Beschreibung der Auftragsdokumentation nicht pauschal erlaubt. Eine etwaige Beschäftigtenzeiterfassung wird in gesonderten Beschäftigtenhinweisen behandelt.
Datenschutz bei Meisterwerk ↗ · Auftragsverarbeitung ↗
6. Angebote, Rechnungen und Buchhaltung
Wir verwenden Lexware Office für Angebote, Rechnungen und Buchhaltung. Dazu werden insbesondere Namen, Anschriften, Kontaktdaten, Angebots- und Rechnungsinhalte, Leistungsangaben und Zahlungsinformationen verarbeitet. Erforderliche Auftragsangaben können aus Meisterwerk übernommen werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsanbahnung und -erfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Erfüllung gesetzlicher Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit erforderlich, werden Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, insbesondere für eine geordnete Forderungsverwaltung und den Nachweis erbrachter Leistungen.
7. Zahlungserinnerungen und Mahnwesen
Für Zahlungserinnerungen, Mahnungen und die Einleitung gerichtlicher Mahnverfahren verwenden wir autoMahntion der Hybric Codeworks GmbH, Friesenweg 2b, 22763 Hamburg. Das System übernimmt erforderliche Kunden-, Rechnungs- und Zahlungsstatusdaten aus Lexware Office.
Die Verarbeitung dient der Verwaltung offener Forderungen und der Durchsetzung unserer Zahlungsansprüche. Rechtsgrundlagen sind, soweit jeweils einschlägig, Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, fällige Forderungen effizient zu verwalten und durchzusetzen.
Für gerichtliche Mahnbescheide können erforderliche Daten an die beauftragte Rechtsanwaltskanzlei und an zuständige Gerichte übermittelt werden. Diese Stellen verarbeiten Daten im Rahmen ihrer jeweiligen eigenen gesetzlichen und beruflichen Aufgaben.
Die optionale Kundenanalyse wird von uns nicht genutzt. Über autoMahntion nehmen wir keine SCHUFA-Abfragen vor.
8. Google-Mail und WhatsApp Business
Geschäftliche E-Mail
Unser geschäftliches Postfach info@hr-rohrreinigung.de wird über einen kostenpflichtigen Google-Dienst betrieben. Verarbeitet werden insbesondere Absender- und Empfängerdaten, Nachrichteninhalte, Anhänge und technische Kommunikationsdaten. Die Verarbeitung dient der geschäftlichen Korrespondenz und der Bearbeitung Ihrer Anliegen. Rechtsgrundlage ist je nach Anlass Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO; gesetzliche Aufbewahrungspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
WhatsApp Business
Sie können uns über WhatsApp Business kontaktieren. Dabei verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, gegebenenfalls Ihren Profilnamen sowie die von Ihnen übermittelten Nachrichten und Anhänge, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist je nach Anfrage Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Kommunikation über den von Ihnen gewählten Kanal.
WhatsApp wird in der europäischen Region von WhatsApp Ireland Limited angeboten. Der Dienst verarbeitet auch technische Nutzungs- und Verbindungsdaten nach seinen eigenen Datenschutzbedingungen. WhatsApp ist freiwillig; alternativ erreichen Sie uns telefonisch oder per E-Mail.
9. Empfänger und internationale Verarbeitung
Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich oder rechtlich vorgesehen ist. Zu den möglichen Empfängern zählen die jeweils eingesetzten IT- und Kommunikationsdienstleister, Buchhaltungs- und Mahnsoftwareanbieter sowie bei einem gerichtlichen Mahnverfahren Rechtsanwälte und Gerichte.
Soweit Dienstleister als Auftragsverarbeiter tätig werden, ist die Verarbeitung durch eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO zu regeln. Unabhängige Empfänger wie Gerichte handeln im Rahmen ihrer eigenen Aufgaben.
Ein deutscher Serverstandort schließt internationale Verarbeitung oder Zugriffe durch Unterauftragnehmer nicht automatisch aus. Bei einer Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums müssen die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sein, etwa durch einen einschlägigen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien.
10. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Anschließend werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für die weitere Speicherung bestehen.
Bei Anfragen ohne anschließenden Auftrag richtet sich die Speicherung nach der erforderlichen Bearbeitung und einer gegebenenfalls notwendigen Nachweisführung. Auftragsunterlagen können zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen länger erforderlich sein.
Steuerlich relevante Unterlagen sind je nach Unterlagenart regelmäßig sechs, acht oder zehn Jahre aufzubewahren. Für Buchungsbelege, etwa Rechnungen, gilt grundsätzlich eine achtjährige Frist. Beginn, Verlängerungen und besondere Regelungen richten sich nach den jeweils einschlägigen Vorschriften, insbesondere § 147 AO und § 257 HGB.
11. Ihre Datenschutzrechte
Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Ihr Widerspruchsrecht
Erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, sofern nicht die gesetzlichen Ausnahmen greifen, insbesondere zwingende überwiegende schutzwürdige Gründe oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an info@hr-rohrreinigung.de.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für unseren Unternehmenssitz ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig. Kontakt und Beschwerdewege: Kontakt zur Datenschutzaufsicht ↗.
12. Cookies, Statistik und Werbung
Mit Cookiebot von Usercentrics A/S (Dänemark) verwalten wir Ihre Einwilligung und speichern Ihre Auswahl. Technisch notwendige Funktionen bleiben aktiv. Optionale Statistik- und Werbefunktionen richten sich nach Ihrer Auswahl; Sie können diese in den Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen.
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Bei Marketing-Einwilligung verwenden wir das OpenAI-Pixel zur Erfolgsmessung unserer ChatGPT-Anzeigen, unter anderem für Telefonklicks. Unterstützte Kontaktdaten aus Formularen können zur Zuordnung im Browser gehasht und mit Ereignissen übermittelt werden.
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Einwilligungsabhängige Verarbeitungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Anbieterinformationen: Cookiebot · Google · OpenAI · Elfsight.